【ビジネスコミュニケーション研修】「ルールに沿って」相手に伝える大切さを学びました

こんにちは。オフィス・カラーの水谷紀子です

先日、愛媛県今治市内でビジネスコミュニケーション研修と題して研修を行いました。
ビジネスコミュニケーション、と聞くと範囲は広いのですが、今回の目的は「論理的に伝える」こと。これから社内でも部下に対して「論理的に伝える」指導役を担った9名の管理職のみなさまが参加してくださいました。

文章の「読みやすさ」を判断するのは誰？

自分の文章が読みやすいかどうか、判断するのは相手です。パッと見て要点がわかる文章や伝え方は、どのように工夫をすればよいのでしょう。最初に私が作った「読みにくい文章」「読みやすい文章」の例題を見比べて、読みにくい文章と読みやすい文章を理解する速さを実際に数字として示しながら進みます。

講座の中では
■ら抜き言葉の見分け方
■冗長表現を防ぐ方法
■稚拙表現にならない言葉の使い方
など、実際に講座の後、すぐに使えるエッセンスもたくさん散りばめてお伝えしました。

相手に余計な頭を使わせたり、わざわざ調べなければ内容がわからない文章はNG。「いかにわかりやすく端的に、伝わるように伝えるか。」文字に起こすとほんの20文字程度ですが、これはものすごく難しいのです。
みなさん真剣にペンを走らせながら聞いてくださいました。

ビジネス文章はセンスではない

実は今回の研修、事前に課題を出して、その課題に沿った文書作成をお願いしていたのです。
講座の終盤、その文章を今一度見ていただき「すべて学んだ今、ご自身の文章を客観的に見て、改善点はありますか？」と伺ったところ、みなさん大きなため息。
「なんてわかりにくい文章を書いたんでしょう！」と実際に伝えに来てくださった方もいらっしゃいました。

文章はセンスだという人もいますが、違います。ブログやポエムならともかく、ビジネス文章ですから。

ビジネス文章にはルールがあるのです。そのルールに沿って言葉を並べるだけで読みやすさは「ぐっ」と変わります。そして文章のルールを身に付けたら、言葉で伝えるプレゼン能力も「ぐっ」と向上するのです。

帰り際「今日は参加してよかったです」と言いながら帰っていく管理職のみなさまに嬉しい気持ちでいっぱいになりました。これからは部下のみなさんにも、文書指導をぜひ、していただきたく思います。

オフィス・カラーは、全国どこへでも研修に伺います。オンラインでの研修も可能です。ぜひお気軽にお問い合わせをお待ちしています。