「今回は見送ります」の一言も、大切なビジネスマナー

こんにちは。オフィス・カラーの水谷紀子です

最近、メールで研修についてお問い合わせをいただく機会が増えています。
お問い合わせをいただいた後は、ご要望を伺い見積書や研修カリキュラムを作成してお送りすることもあります。もちろんビジネスですから、複数の研修会社や講師を比較されることもあるでしょう。

検討した結果「今回は別の会社にお願いすることになった」「予算が合わなかった」「企画そのものがなくなった」ということも当然あります。私も企業で外部講師を依頼していた経験がありますので事情は理解できます。それはまったく問題ありません。

ただ最近、少し気になることがあります。
それは見積書や資料をお送りした後、何の連絡もないままやり取りが終わってしまうケースがあることです。

「届きました」の一言で安心できる

メールは、送信ボタンを押せば一瞬で相手に届きます。でも送った側には本当に届いたかどうかは分かりません。
「きちんと届いただろうか」
「迷惑メールに入っていないかな」
「添付ファイルは開けただろうか」
・・・そんなふうに気になることもあります。だからこそ
「資料を受け取りました。」
「社内で検討し、改めてご連絡します」
そんな短い返信があるだけで相手は安心できます。丁寧な長文である必要はありません。「受け取りました」その一言だけでも十分なのです。

「今回は見送ります」も立派なコミュニケーション

検討した結果、依頼しないことになった時は、少し返信しづらいと感じる方もいるかもしれません。でも
「今回は見送ることになりました。ご対応ありがとうございました」と伝えていただければそれで十分です。

仕事をお願いする、お願いしないという結果以上に、きちんとやり取りを終えることもビジネスにおける大切なコミュニケーションだと私は思っています。
そしてこれは、研修の問い合わせに限った話ではありません。社内でも社外でも、
「確認しました」「ありがとうございます」
「今回は必要ありません」
と返事をすることで、相手は次の行動に移ることができます。

返信には、相手を宙ぶらりんにさせないという役割もあるのです。

メールの向こう側にも「人」がいる

メールは便利です。顔を合わせなくても電話をしなくても、いつでも連絡ができます。
でも、便利だからこそ忘れたくないことがあります。

メールの向こう側にも「人」がいるということです。
見積書を作る。資料を準備する。質問について調べる。スケジュールを確認する。

一通のメールの向こう側で、相手が時間を使ってくれていることがあります。だから私は、返信することも相手へのリスペクトの一つだと思っています。

ビジネスマナーの本質は「相手への配慮」

「メールには必ず返信しましょう」とルールとして覚えるだけなら簡単です。
でも、本当に大切なのは、「なぜ返信するのか」ではないでしょうか。

相手を安心させるため。相手が次の行動に移れるようにするため。そして、時間を使って対応してくれた相手への感謝や敬意を示すため。
・・・そう考えると、メールの返信も、挨拶も、報連相も、根っこにあるものは同じです。相手を尊重し、それを行動で示すこと。それが、ビジネスマナーの本質だと私は考えています。
たった一言の「受け取りました」。たった一言の「ありがとうございました」。そんな小さな配慮の積み重ねが、信頼される人、そして信頼される会社をつくっていくのではないでしょうか。

私自身も、小さな配慮を常に積み重ねられるそんな人であり続けたいと思った次第です。

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