電話をかける前にしておきたい3つの準備

こんにちは。四国、愛媛の研修講師、オフィス・カラーの水谷紀子です。

4月、5月と電話応対に関する研修や、個別でも質問を多くいただく機会がありました。なので今回は「電話をかける前にしておきたい3つの準備」についてお伝えします。

それは
■かける相手の名前(部署名と役職)を見える位置に
■どのような用件でかけるか、ポイントをまとめる
■かけた相手が電話に出なかった時のことを考える

です。

かける前にしておきたい3つの準備
① かける相手の名前(部署名と役職)を目に見える位置に

電話をかけるときには「○○さんに電話をする」と頭ではわかっていても、なにかトラブルが起こった時、ふとした拍子に頭から覚えていた内容が抜けてしまうこともあります。なので、名刺を目の前に置いて電話をかける・・など、かける相手の名前等は目に見える位置に用意しておきましょう。焦って言い間違えることを防ぐことも出来ます。

② どのような用件でかけるか、ポイントをまとめておく

何のために電話をしてきたのか、相手に伝わるためにも、ポイントをまとめておきましょう。本で例えると「タイトル」と「見出し」のように。
自分の頭の中ではわかっていても、それを言葉にして伝えるのは意外と難しいものです。だらだら話して「結局何のために電話をしてきたか最後に判明した」・・ではなく、ポイントを押さえておくと伝わりやすさがグンとあがります

③ かけた相手が電話に出なかった時にどうするか考えておく

会社にかけて取り次いでいただく場合でも、携帯やスマホにかけた場合でも、電話をかけた相手が必ず電話に出るとは限りません。取り次いでいただく時には、不在の時に「かけなおしてもらう」「こちらがもう一度かける」「伝言を残す」など、不在の場合を想定しておきましょう。
また留守番電話になった際には、10秒程度でメッセージを用意しておくと良いでしょう。

基本を押さえておけば、電話応対も怖くない

電話応対は、言葉づかいや取り次ぎ方が難しい・・・とよく耳にしますが、実はかける前に準備をしておくことも大切です。最初の第一声を自信を持ってかけることができれば、電話の向こうの方にも好印象で接することができます。
顔の見えない電話、だからこそ、かける前の3つを押さえて良い流れを自分で作っていけると良いですね。

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