【電話応対】留守番電話になった時、メッセージは残す?それとも残さない?

こんにちは。四国、愛媛の研修講師、オフィス・カラーの水谷です。

電話が怖いのは電話になれていないから。電話の特徴をしっかりつかんで対策を立てれば怖いことはありません。

新入社員研修のお問い合わせがある時に、リクエストの一つとして必ず挙がるのが「電話応対」です。このブログを読んでくださっている方の中にも電話応対が苦手・・・という方は少なからずいらっしゃるのではないでしょうか。最近特に、私自身はもちろんお客様からの「気になる声」で挙がるのは「留守番電話」です。

留守番電話、メッセージを残す?残さない?

着信があったものの、誰からかわからない・・・。これは非常に困ります。以前は履歴が残るのは携帯電話がほとんどでしたが最近は会社や家の固定電話にも着信履歴を残るような設定をする方が多くなってきました。だからこそ。かけた相手が電話に出ない時には「留守番電話にはひと言、声を残しましょう」

「オフィス・カラーの水谷です。またお電話致します」
「オフィス・カラーの水谷です。またお時間のある時に090-1234-5678(仮)までお電話頂けますと幸いです」

等、メッセージを残しておくと相手も安心です。

もしかしたら「私の電話番号、相手は登録している」と思うかもしれませんが、会社からかける番号は1回線だけではないことも多いので、お客さまが登録している番号とかかってくる番号は違う場合もあります。念には念を入れておくと良いです。
ただし、ここで気をつけたいことがあります。

メッセージを残すときに気をつけたいこと

◆個人情報のためにも相手の名前は留守番電話には残さない。
 「オフィス・カラーの水谷です。〇〇さま、いつもお世話になっております」・・・等、お客様の名前は口にしないこと
◆メッセージは10秒以内に
 だらだらと吹き込むのはNG。留守番電話の録音設定を短くしている方もいます。「電話をしてのは私です。また私からかけるのか、かけて欲しいのか」くらいにしておきましょう。話は実際にお客様と繋がってから!

便利になったからこそ、少し細かい部分に気をつけることで印象がグンとアップします。お互いに気持ちの良い関係を保つために、ぜひ、心がけていただけると嬉しいです。

電話の基本に関しては以前の記事
新入社員の電話応対「苦手」を克服するポイント
企業の信頼度をアップさせる「電話応対」3つのポイント
「○○さんの携帯ですか?」の第一声で電話をかけていませんか?
を参考になさってくださいね。